Les meilleurs conseils pour réduire les coûts d'impression

Dans l'entreprise ou dans le bureau à domicile - une imprimante entraîne des coûts de suivi. Ce à quoi beaucoup de gens ne pensent pas, c'est qu'en plus des coûts de toner, d'encre et de papier, il y a aussi des paiements élevés pour l'énergie. Nous vous indiquons où il est possible de faire des économies afin que vos coûts d'exploitation de l'imprimante restent dans des limites gérables.

Comment réduire les coûts d'encre et de toner?

Afin de réduire les coûts d'impression, il est conseillé de prévoir les dépenses ultérieures lors de l'achat d'une nouvelle imprimante. Il existe des moyens d'économiser de l'argent, notamment en ce qui concerne l'encre et le toner. Les offres bon marché sont tentantes, mais les cartouches d'origine des fabricants d'imprimantes sont souvent chères. Les imprimantes plus chères dotées de cartouches d'encre bon marché offrant une couverture élevée constituent le meilleur achat à long terme. Les dispositifs avec des cartouches remplaçables individuellement sont recommandés.

Un bon moyen de réduire les coûts d'impression sur les appareils existants est d'utiliser des encres et des toners compatibles. Les répliques sont peu coûteuses à l'achat. En option, il est recommandé d'utiliser des cartouches remises à neuf ou des cartouches de recharge provenant de fournisseurs tiers de confiance. Les cartouches XL et XXL réduisent les dépenses grâce à des niveaux de remplissage plus élevés. Le prix par page imprimée vous donne un bon aperçu des coûts de suivi.

Conseil:
Ne changez les toners et les cartouches que lorsqu'ils sont vides. Utilisez régulièrement l'imprimante à jet d'encre pour que l'encre ne sèche pas.

Comment réduire la consommation d'énergie de l'imprimante?

Un moyen simple de réduire la consommation d'énergie consiste à l'utiliser en fonction des besoins. Allumer l'imprimante chaque matin pour ne l'utiliser qu'une seule fois en fin de journée consomme de l'énergie inutilement. Le mode d'économie d'énergie est une bonne option pour réduire les coûts d'impression. Ici, l'imprimante est en mode veille. Une meilleure option est le mode veille, qui consomme encore moins.

Si vous avez un modèle sans bouton marche/arrêt, débranchez-le si vous ne comptez pas l'utiliser pendant un certain temps. Dans le cas de très vieux appareils énergivores, il est utile de les remplacer par un système moderne et économe en énergie. Les appareils dotés des certificats Ange bleu ou Energy Star sont recommandés.

Quelles sont les alternatives à l'impression?

• Une façon de réduire les coûts d'impression dans le secteur privé est d'utiliser l'archivage numérique. N'imprimez que les documents importants dont vous avez absolument besoin. Pour la plupart des factures, contrats et documents, il suffit de les enregistrer sur votre ordinateur. Pour y accéder de n'importe où ou pour les partager avec d'autres utilisateurs, un stockage en nuage tel que Dropbox, OneDrive ou Google Drive convient.
• La gestion moderne des documents numériques permet de gérer les documents électroniques dans les entreprises à l'aide d'une base de données. L'objectif du logiciel est d'archiver les documents tout en permettant un accès à l'échelle de l'entreprise.

Quel est le meilleur papier pour imprimante?

La plupart des fabricants recommandent un papier standard de 80 g/m². En option, utilisez des variantes à 70 g/m² pour les impressions ou copies privées. Des fournisseurs réputés tels que Canon et HP vendent leur propre papier multifonction. Il est considérablement plus cher que le papier provenant de fournisseurs sans nom ou de la marque Prindo.

Si vous imprimez beaucoup, les grands paquets de 5 × 500 feuilles sont intéressants. Vous économisez sur le prix d'achat en achetant plus. Le papier recyclé est moins blanc que le papier standard normal, mais il est plus respectueux de votre porte-monnaie et de l'environnement. L'Ange bleu et le FSC certifient un produit respectueux de l'environnement.

Quelques bons conseils pour économiser du papier

• Pour réduire la quantité de papier nécessaire, il est bon de réduire la taille des caractères. Cela permettra de réduire le nombre de pages de documents à imprimer.
• De nombreuses imprimantes disposent de la fonction recto-verso automatique. En imprimant sur les deux faces de la feuille, ils économisent la moitié du coût du papier.
• Pour réduire les coûts d'impression, il est également utile d'imprimer deux pages ou plus sur une seule feuille. Pour les documents moins importants, il est recommandé d'imprimer en mode brouillon. Dans ce mode, l'appareil utilise moins d'encre.
• En général, l'impression en noir et blanc est moins chère que l'impression en couleur.
• Évitez d'imprimer en niveaux de gris. Pour obtenir les tons, l'imprimante applique plusieurs couches de couleur les unes sur les autres. Si vous définissez les options "Encre noire uniquement" ou "Impression monochrome" dans les paramètres d'impression, l'appareil utilise uniquement de l'encre noire.

Quelle imprimante a les coûts d'impression les plus bas ou les plus élevés?

Les imprimantes laser consomment en moyenne jusqu'à 80 % d'électricité de plus que les imprimantes à jet d'encre. C'est particulièrement vrai pour les anciens modèles qui n'ont pas de fonctions d'économie d'énergie. Avec ces appareils, vous devez régulièrement remplacer le toner, le tambour d'image et l'unité de fusion. Les imprimantes à jet d'encre n'ont besoin que d'une nouvelle encre. Selon le modèle, remplacez les têtes d'impression si nécessaire.

En principe, c'est la quantité d'impressions qui détermine s'il est possible de réduire vos coûts d'impression. Si vous imprimez très souvent, une imprimante laser est plus économique car les toners sont conçus pour de longues portées. Si vous utilisez une imprimante à jet d'encre pour de nombreuses impressions, elle vous coûtera très cher, car les cartouches ne produisent que quelques pages. Pour un usage occasionnel, ils constituent l'option la moins chère.

Si possible, utilisez un système multifonctionnel puissant. Il combine plusieurs appareils en un seul et économise l'électricité pour l'imprimante, la photocopieuse, le scanner et le fax.

Pour savoir quelle quantité vous utilisez, consultez les spécifications du fabricant en matière de puissance. Les portails de consommateurs tels que Stiftung Warentest proposent des conseils pour acheter des appareils à faible coût d'impression.

Quelles sont les considérations importantes pour réduire les coûts d'impression à long terme?

• Si vous avez une très vieille imprimante qui consomme beaucoup d'électricité, il est conseillé d'envisager d'en acheter une nouvelle. Les dernières imprimantes consomment moins d'énergie, offrent des options d'économie d'énergie et sont moins sujettes aux pannes.
• Les appareils séparés pour l'impression, la numérisation, la copie et la télécopie consomment beaucoup d'électricité. Choisissez un système multifonction moderne qui combine les quatre fonctions. Vous gagnerez de l'espace, aurez moins de gestion des appareils et réduirez la consommation d'énergie. Ainsi, un seul produit économique est en mode veille au lieu de quatre.
• Votre entreprise dispose-t-elle d'une imprimante de poste de travail et d'une imprimante de service ? Économisez sur les coûts d'impression en envoyant les travaux d'impression volumineux vers l'imprimante la plus puissante, dont le coût d'impression par page est plus faible.
• Un logiciel spécial vous aide à économiser sur les coûts d'impression en y définissant des règles pour l'impression en couleur.
• Utilisez les services de gestion d'impression (MPS). Ceux-ci offrent un contrôle des coûts et une transparence. En même temps, ils permettent un niveau élevé de sécurité des données. Elles comprennent toutes les mesures visant à réduire les coûts des consommables tels que le toner, l'encre et le papier ainsi que l'électricité.

Conclusion: il existe de nombreux moyens de réduire les coûts d'impression

Si votre bureau est équipé d'un vieil appareil gourmand en énergie, il sera plus économique à long terme d'acheter un nouvel appareil. Les imprimantes modernes sont économes en énergie et en coûts. Grâce à leur faible consommation d'énergie, vous économisez beaucoup d'argent sur l'impression. C'est surtout avec les encres et les toners que vous pouvez réduire les coûts d'impression. Pour ce faire, utilisez des cartouches compatibles ou des versions rechargées et reconstruites, qui sont moins chères que les accessoires originaux.

Il en va de même pour le papier. Nous vous recommandons d'utiliser des matériaux recyclés ou des produits sans nom. Si vous imprimez beaucoup, vous en aurez pour votre argent avec les multipacks.

En général, il est utile d'analyser son propre comportement d'impression. Avez-vous vraiment besoin de chaque impression en excellente qualité ou un PDF suffit-il ? En option, des extensions de navigateur astucieuses vous permettent d'économiser de l'encre et du papier.